上書き防止｜Ctrl+S と F12 による別名保存術

朝礼（本日の要点）
はじめに
用語を先に整理
基本の手順
Ctrl+S と F12 の使い分け表
よくある失敗と回避策
上書きミス時の対応フロー
練習課題（3段階）
復元が難しい理由と対策
終礼（本日のまとめ）

朝礼（本日の要点）

Ctrl+S は上書き保存（同じファイルを更新）
F12 は別名保存（コピーを新しい名前で作成）
原本を守ることが重要
ファイル名に日付を付ける
保存先を確認して迷子を防ぐ

はじめに

悩み：上書きして消えてしまった

「最新版がどれか分からない」
「原本を残したいのに上書きした」
同じファイルばかり増える。

解決：Ctrl+S と F12 を使い分ける

編集は Ctrl+S で上書き。
分岐が必要なら F12 で別ファイル。
原本をいつも守る。

こんにちは、PCスキル工場のHiroです。
※Windows OS の操作を示します。

用語を先に整理

保存に関わる 3 つの言葉

用語	意味	例
上書き保存	同じファイルを更新	見積_v1.xlsx → 上書き更新
別名保存	コピーを新名前で作成	見積_v1.xlsx → 見積_v2.xlsx（別ファイル）
拡張子（しっぽ）	ファイル末尾の種類表示	.xlsx / .pdf など

基本の手順

ステップ1｜初回保存で「住所」を固定

新しいファイルは住所が未決定

最初の 1 回で場所と名前を記録。
以後の保存がスムーズになる。

手順

Excel を開く
画面左上「ファイル」をクリック
「名前を付けて保存」をクリック
保存先（住所）を選ぶ
ファイル名を入力
「保存」をクリック

大事なポイント

保存先は毎回同じ場所が安全
ドキュメント内の専用フォルダが楽
ファイル名には日付を含める

ステップ2｜ふだんは「Ctrl+S」で上書き保存

上書き保存とは

同じファイルを最新状態に更新。
保存先は変わらない。
ファイルは 1 つのまま。

手順

Ctrl キーを押したまま
S キーを 1 回押す
両手の指を離す

押すタイミング

場面	タイミング
1 行入力後	Ctrl+S
計算式作成後	Ctrl+S
表が完成	Ctrl+S
印刷前	Ctrl+S

大事な警告

上書きは戻せない場面がある
原本を守りたいときは次の F12
指の動きを習慣化する

ステップ3｜分岐は「F12」で別名保存

F12 の役割

別名保存の近道。
原本を残して複製を作成。
新しいファイルに切り替わる。

手順

キーボード上部の F12 を押す
保存の小窓が出る
ファイル名を変える
保存先を確認
「保存」をクリック

ノートPC での注意

状況	操作
デスクトップ PC	F12 を押す
ノート PC	Fn+F12 を試す
どちらも効かない	メニューで別名保存を選ぶ

Fn キーは左下付近の小さいキー。

F12 の結果

新しいファイルが作成される
画面が新ファイルに切り替わる
元のファイルは別フォルダに残る

ステップ4｜ファイル名に日付か「v2」を付ける

迷子の原因は名前が似すぎること

末尾に印を付けると一瞬で見分けられる。

おすすめのファイル名形式

用途	ファイル名
見積書	見積_20251216.xlsx
家計簿	家計_2025_12.xlsx
資料	資料_v2.xlsx
修正版	データ_修正版.xlsx

日付の書き方（統一が重要）

YYYYMMDD（例：20251216）が最強
YYYY_MM（例：2025_12）でも OK
統一することが最重要

コピー乱用の危険性

毎回 F12 でコピーするとファイルが増える
逆に迷子になる
基本は Ctrl+S で 1 つのファイルを育てる
F12 は必要なときだけ

ステップ5｜PDF 保存も F12 画面でできる

PDF とは

紙みたいな形式（Portable Document Format）。
相手が編集しにくいのが利点。

手順

F12 を押す
小窓の下を見る
「ファイルの種類（形式）」を開く
PDF を選ぶ
「保存」をクリック

PDF 保存の注意

保存先を必ず確認
PDF も迷子になりやすい
ファイル名に日付を付ける

Excel と PDF の違い

形式	編集	用途
.xlsx	編集可	自社で修正が必要
.pdf	編集困難	相手に見せるだけ

【挿絵】

目的：F12 画面で PDF を選ぶ位置を示す
赤枠：「ファイルの種類」ドロップダウン、PDF 選択欄、保存先確認欄
alt文：F12 で PDF 形式を選んで保存する画面

Ctrl+S と F12 の使い分け表

いつどちらを使うか

状況	使うキー	理由
いつもの編集	Ctrl+S	最新状態に更新
新バージョン分岐	F12	原本を守る
クライアント提出版	F12→PDF	編集防止
修正前のバックアップ	F12	元に戻す用

よくある失敗と回避策

原本を上書きしてしまった

原因
Ctrl+S だけで進めた

回避策

分岐は F12 で別名保存
原本には手を付けない

復元方法

すぐに Ctrl+Z で戻す（効く可能性）
Excel を閉じないでから試す
時間が経つと復元困難

F12 が効かない

原因
ノート PC で Fn キーが必要

回避策

Fn+F12 を試す
うまくいかなければメニューから「別名保存」選択

保存先が分からなくなった

原因
保存前に住所を見ていない

回避策

保存前に 1 秒確認する
エクスプローラーで最近使ったファイルを見る

同じような名前が増えて迷子

原因
命名ルールがない

回避策

日付か v2 に統一
コピーの乱用をやめる

PDF にできない

原因
ファイル形式を変えていない

回避策

F12 で保存画面を開く
「ファイルの種類」から PDF を選ぶ

上書きミス時の対応フロー

「あ、上書きした」と気づく

↓

「すぐに Excel を閉じない」（重要）

↓

「Ctrl+Z で元に戻す」

↓

戻った → OK
戻らない → Excel 再起動。自動回復を確認

↓

「次から F12 で原本を守る」と決める

練習課題（3段階）

初級｜1分：Ctrl+S と F12 の操作を覚える

課題

新規ファイル開く
A1 に「練習」と入力
「ファイル」→「名前を付けて保存」
保存先を確認して保存
Ctrl+S を 1 回押す
F12 を押す
ファイル名を「練習_v2」に変更
「保存」をクリック

合格条件
同じフォルダに「練習.xlsx」と「練習_v2.xlsx」が並んで作成でき、操作が迷わずにできた

標準｜3分：日付命名で 3 つのバージョンを作成

課題

「練習」ファイルを開く
A2 に数字を入力
Ctrl+S で上書き
F12 で「練習_20251216」に保存
もう一度 F12 で「練習_20251217」に保存
さらに F12 で「練習_修正版」に保存

合格条件
3 つのファイルがすべて作成され、ファイル名を見るだけで違いが分かった

安心｜3分：上書きミスと復元を体験

課題（必ず練習用ダミーファイルで）

パート A：原本の作成と保護

「原本_練習」ファイルを作成
A1 に「原本」と入力
保存

パート B：わざと上書きを試みる

「原本_練習」を開く
A2 に長めの文章を入力
Ctrl+S を押さずにこのまま続ける
F12 を押す
ファイル名を「原本練習別版」に変更
「保存」をクリック

パート C：原本が守られているか確認

「原本_練習」ファイルを閉じる
「原本_練習」ファイルを開き直す
A2 が空のままか確認

パート D：結論

「F12 で原本が守られた」と説明

合格条件
F12 を使うことで原本が守られることを体験でき、「上書きミスは F12 で防げる」と説明できた

復元が難しい理由と対策

上書きが復元しにくい理由

新しい内容が上書きされている
時間が経つと自動回復が上書き
ファイルを閉じるとほぼ復元不可

事前対策が重要

分岐は F12 で別ファイル
原本は絶対に触らない
編集用の複製を作ってから編集

終礼（本日のまとめ）

Ctrl+S は上書き保存（同じファイル更新）
F12 は別名保存（コピー作成）
分岐は必ず F12で原本を守る
ファイル名に日付を付ける
保存先を確認して迷子を防ぐ
上書きは復元困難だから事前防止
Fn+F12でノート PC 対応
PDF 保存も F12で可能